A

ADF (Automatic Document Feeder)

Für jede Dokumentart steht der richtige Scanner mit dem richtigen Einzug zur Verfügung. Nur so können Ihre Papierdokumente effizient gescannt und weiter verarbeitet werden.

Archivsystem

System zur langfristigen, systematischen Ablage von Dokumenten in digitaler Form auf optischen Speichermedien. Mittels einer Datenbank verwaltet das Archivsystem einzelne Dokumente und Container sowie die dokumentbeschreibenden Attribute (Indexwerte). Grosse Dokumentmengen werden auf mehreren Speichermedien in so genannten Jukeboxen verwaltet. In der Vergangenheit waren Archivsysteme meist eigenständige Programme. Heute werden sie zunehmend als Service genutzt und in vorhandene Anwendungen integriert.

Archivübernahme

Scannen / Digitalisieren von bestehenden Papierarchive (Archivbestände).

Ascent Capture

Ascent Capture der Firma Kofax ist die weltweit am meisten verbreitete Software-Lösung zur Informationserfassung. Sie beschleunigt Geschäftsprozesse, indem sie Papierdokumente, Formulare und elektronische Dokumente erfasst und zu präzisen, abrufbaren Informationen verarbeitet sowie diese Daten in geschäftliche Anwendungen und Datenbanken überträgt. Ascent Capture ist eine modular aufgebaute Software- Anwendung, bei der sich die Investition durch die Automatisierung der drei wichtigsten Schritte der Informationserfassung erstaunlich schnell amortisiert:

  • Erfassung von Dokumenten und Daten, die mit Geräten wie Scannern und Faxservern erfasst wurden oder aus elektronischen Quellen wie Word-Dokumenten und Web-Formularen stammen.
  • Verarbeitung der erfassten Dokumente zu abrufbaren Informationen, die in anderen Anwendungen verwendet werden können.
  • Übergabe (Release) dieser Informationen an Ihre wichtigsten Geschäftssysteme, wie Datenbanken, Content-Management-Systeme oder branchenspezifische Anwendungen.

sydoc setzt seit vielen Jahren Ascent Capture für ihre Dienstleistungen beim Kunden ein. Wir können auf eine jahrelange Erfahrung mit diesen Produkte zurückblicken und verfügen stets über die neusten technologischen Entwicklungen aus dem Hause Kofax.

ASP (Application Service Provider)

(1) IT-Dienstleister, der seinen Kunden über ein Netzwerk Anwendungen zur Verfügung stellt. In der Regel wird die Software von zentralen Rechnern aus über standardmässige Internet- oder WAN-Verbindungen bereitgestellt. Diese Dienstleistung wird auch 'Hosting' genannt, eine Dienstleistung, welche Ihnen auch sydoc AG anbietet.

(2) Abk. «Active Server Page". ASP ist eine Technologie von Microsoft, mittels derer ActiveX-Objekte oder Skripts wie VisualBasic das Aussehen der Seiten steuern, die ein Web-Server an den Browser übermittelt.

Auto length detection

Ermöglicht dem Scanner automatisch das Seitenende zu ermitteln, unabhängig von der Seitengrösse.

 

B

Barcode

Codierungsverfahren, bei dem nach einem festgelegten Schema grafische Informationen (Balken) in Zahlen und Buchstaben gewandelt werden können und umgekehrt. Je nach Kundenwunsch können verschiedene Bar-Codes-Typen verarbeitet werden, wie zum Beispiel Code 39 oder EAN. Barcodes werden vorwiegend zur Dokumententrennung eingesetzt und können auch zur Indexierung verwendet werden. Die Barcode-Erkennung ist die zuverlässigste Methode zur Extraktion von Daten aus Dokumenten.

Batch (Stapelverarbeitung)

Ein Batch (Stapel) umfasst ein oder mehrere Dokumente welche in einem einzigen Scanningprozess verarbeitet werden. Typischerweise handelt es sich dabei um Dokumente vom gleichen Typ (z.B. Rechnungen, Steuerformulare etc.).

 

C

Capture Services

Capture Services, die Kernfähigkeit der sydoc AG, umfasst sämtliche Dienstleistungen im Bereich der elektronischen Daten- und Dokumentenerfassung, die Möglichkeit des Informationshostings sowie die Integration von kundenspezifischen Lösungen.

Das Servicepacket im Bereich Dokumenten- und Datenerfassung umfasst alle Dienstleistungen zum Abbilden von Dokumenten und zur Erfassung von Informationen, z.B. Scannen in bester Qualität, automatisierte und manuelle Datenerfassung in hoher Geschwindigkeit oder das Verarbeiten von komplexen Formularen. Für eine qualitativ hervorragende Dokumenten- und Datenerfassung setzen wir die weltweit führende Technologie Ascent Capture ein.

Capture Services umfasst folgende Prozesse

  • Erfassung von Dokumenten und Daten, die mit Geräten wie Scannern und Faxservern erfasst wurden oder aus elektronischen Quellen wie Word-Dokumenten und Web-Formularen stammen.
  • Verarbeitung der erfassten Dokumente zu abrufbaren Informationen, die in anderen Anwendungen verwendet werden können.
  • Übergabe (Release) dieser Informationen an Ihre wichtigsten Geschäftssysteme, wie Datenbanken, Content-Management-Systeme oder branchenspezifische Anwendungen.
CCITT/3 (CCITT T4 Gruppe 3)
CCITT/4 (CCITT T6 Gruppe 4)

Standardformat für die Bildkomprimierung. Von der Internationalen Beratungskommission für Telegrafie und Telefonie (ITU) normiertes, verlustfreies Komprimierungsverfahren für Schwarzweissbilder im Bereich Faxübertragung und Scanneranwendungen.

CD (Compact Disk)

Datenträger, auf dem bis zu 700 Megabyte digitalisierte Daten gespeichert werden können. Es gibt CDs, die vom Anwender nur gelesen werden können (CD-ROM), einmalig beschreibbare CDs (CD-R) und mehrfach wiederbeschreibbare CDs (CD-RW). Unsere Daten werden auf CD, DVD oder direkt in Ihr System übergeben.

CMS (Content Management System)

Verwaltung und elektronische Verteilung aller Arten geschäftlicher Informationen, Dokumente und E-Mails ebenso wie Audio-, Video- und Bilddateien. Contentmanagement kann als Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements (i.e.S.) angesehen werden, welches die Verwaltung von Dokumentbeständen auf beliebige Informationsbestände (Repositories) ausweitet.

COLD (Computer Output to Laser Disk)

Verfahren zur Massendatenarchivierung, meist von Daten aus Grossrechner-Systemen (Host) auf digitalen optischen Speichern. COLD-Systeme nehmen Dateien (per Magnetband oder Dateitransfer) entgegen, extrahieren Indexdaten und Informationen (Dokumente) und speichern diese in Datenbanken und auf optischen Speichern. Neben der Ablage im Originalformat erlauben COLD-Systeme häufig eine Konvertierung nach Text, TIFF oder PDF.

 

D

Data-Hosting, Datahosting

Das Hosting von Daten- und Bilddokumenten für den Kunden umfasst einerseits die «Lagerung» dieser Daten sowie die Möglichkeit für den Kunden, jederzeit auf diese Daten zurückgreifen zu können, sei es via einem Wide Area Network oder via Internet. Diese Dienstleistung erspart dem Kunden die Investition in teure Datenmanagementsysteme und ermöglicht gleichzeitig höchste Datensicherheit und Kontinuität.

Datenerfassung (Data Capture)

Datenerfassung ist das automatische Extrahieren von Daten aus Formularen. Hier steht der Inhalt des «Datenträgers Papier» im Vordergrund, um diese Daten nachfolgenden Geschäftsanwendungen oder einer Stammdatenbank zur Verfügung zu stellen.

Dezentrales Scannen

Mit den Internet Modulen von Ascent Capture kann das Scannen von Dokumenten dort erledigt werden, wo dies am bequemsten geht. Aufwendiges Versenden und Transportieren von Dokumenten aus dezentral gelegenen Büros zum zentralen Hauptsitz, um sie dort zu erfassen, wird vermieden.

Digitalisierung, Datendigitalisierung

sydoc AG ist ein Dienstleister für Datendigitalisierung, d.h. sie bietet dem Kunden die Digitalisierung von Daten als komplettes Servicepackage an (Digitalisierungsdienstleistung). Für jedes Kundenbedürfnis wird eine individuelle, massgeschneiderte Digitalisierungslösung eruiert.

Das Servicepacket im Bereich Dokumenten- und Datenerfassung umfasst alle Dienstleistungen zum Abbilden von Dokumenten und zur Erfassung von Informationen, z.B. Scannen in bester Qualität, automatisierte und manuelle Datenerfassung in hoher Geschwindigkeit oder das Verarbeiten von komplexen Formularen.

Für eine qualitativ hervorragende Dokumenten- und Datenerfassung setzen wir die weltweit führende Technologie Ascent Capture ein.

Digital Mailroom

Ein Digital Mailroom (elektronischer Posteingang) automatisiert die Verarbeitung der kompletten Eingangspost einer Organisation oder von Teilen davon. Typischerweise fokussiert ein Digital Mailroom auf einen bestimmten Eingangsstrom, wie z.B. Kontoeröffnungen, Rechnungen, Marketingrückläufer oder Verträge.

DMS (Dokumentenmanagement-System)

Computersystem zur Verwaltung von Dokumenten in Netzwerken. Informationen, die von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) im engeren Sinn verwaltet werden, sind dokumentorientiert, das heisst Zugriff, Verwaltung und Darstellung erfolgen auf Basis von Dokumentenmerkmalen. Sämtliche Dokumente werden indexiert (verschlagwortet), so dass gezielt nach bestimmten Merkmalen gesucht werden kann, zum Beispiel nach Inhalten, Aktenzeichen oder Autoren. Wesentliche Merkmale von DMS i.e.S. sind die Bildung von Dokumentengruppen (- Container), - Versionsmanagement und selbstbeschreibende Dokumentenobjekte (-selfcontained Objects). Organisatorische Gesichtspunkte wie das gemeinsame Arbeiten mit Dokumenten oder dessen Einbinden in Prozesse spielen bei den klassischen Produkten keine Rolle.

Document (Dokument)

Allg.: Urkunde, Schriftstück. Hier: Im Umfeld von Informationsmanagement-Systemen (IMS) reicht der Begriff weit über seine allgemeine Bedeutung hinaus. Ein Dokument kann jede Art von digitalen Informationen beinhalten, die miteinander zu diesem Dokument verbunden wurden. Ein Dokument kann aus einem oder mehreren Einzelobjekten bestehen. Einzelobjekte können z.B. Bilder, Datensätze, Texte oder Tabellen sein.

Document Imaging

Computergestützte Erfassung, Speicherung, Suche, Änderung und Ausgabe von Dokumenten-Abbildern (Images).

Dokumentenerfassung (Document Capture)

Dokumentenerfassung ist die Konvertierung von Papierdokumenten in digitale Images und Indexdaten. Images werden im allgemeinen als TIFF-Dateien (normalerweise PDF oder komprimierte Gruppe 4 TIFF-Dateien) in einem Speichersystem und die Indizes in einem Dokumenten-Management-, Content-Management- oder Workflow-System gespeichert. In einer Dokumentenerfassungs-Umgebung steht das digitalisierte Bild als Informationsträger im Vordergrund. Es wird nach dem Erfassungsprozess entweder an ein Dokumenten-Management-, Content-Management- oder Workflow-System übergeben, oder in ein Archivsystem zur elektronischen Ablage.

Dokumentenklassen

Die Dokumenten- Klassifizierung beinhaltet die Einteilung von Dokumenten nach dem Grad der Strukturierung. Im DMS-Umfeld ist eine Klassifizierung von Dokumenten in strukturierte, halbstrukturierte und unstrukturierte Dokumente üblich.

  • Strukturierte Dokumente sind Formulare, das heisst bestimmte Informationen sind an gleich bleibenden Positionen im Dokument zu finden, z.B. auf einem Überweisungsträger oder einem Kontoeröffnungsantrag.
  • Dokumente, bei denen sich spezifizierte Informationen an unterschiedlichen Positionen im Dokument befinden können, bezeichnet man als halbstrukturierte Dokumente. Typische Beispiele sind Rechnungen oder Lieferscheine.
  • Dokumente, bei denen weder die Art noch die Position von Informationen bekannt ist, bei denen also unterschiedliche Informationen an den verschiedenen Stellen zu finden sind, bezeichnet man als unstrukturiert Dokumente.

Bei der Konzeption und Konfiguration von Archivsystemen kennzeichnen Dokumentklassen auch Teilarchive, welche jeweils bestimmte Arten von Dokumenten enthalten.

Dokumentenmanagement

Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung, Recherche und Speicherung von Dokumenten unter Sicherstellung von Konsistenz, Performance, Eindeutigkeit, Sicherheit und Zuverlässigkeit, unabhängig davon, wo und in welchem Format die Dokumente gespeichert sind.

DVD (Digital Versatile Disk)

Datenträger in Scheibenformat, auf dem je nach Format bis zu 18,8 GB (Gigabyte) gespeichert werden können. Die DVD hat damit eine weitaus höhere Speicherkapazität als die CD. Dies wird unter anderem durch die engere Spurführung erreicht. Ausserdem kann die Disc in zwei Lagen sowie beidseitig beschrieben werden, was die Speicherkapazität zusätzlich erhöht. Pro Seite kann die DVD 4,7 GB speichern. Ein Vielfaches dieser Speicherkapazität erzeugt der Gebrauch mehrerer Schichten auf einer Scheibe. Man unterscheidet zwischen

  • DVD 5: Einseitig, einschichtig, Kapazität 4,7 GB.-
  • DVD 9: Einseitig, zweischichtig, Kapazität 9,4 GB.-
  • DVD 10: Zweiseitig, einschichtig, Kapazität 9,4 GB.-
  • DVD 18: Zweiseitig, zweischichtig, Kapazität 18,8 GB.

Aufgrund der hohen Speicherkapazität eignet sich die DVD besonders gut für digitalisierte Filme mit zusätzlichen Besonderheiten wie verschiedenen Sprachen oder Untertiteln. Analog zu den verschiedenen Klassen von CDs gibt es DVDs als nur lesbare (DVD-ROM), einmal beschreibbare (DVD-R) und mehrfach wiederbeschreibbare (DVD-RAM und DVD-RW) Version. Die Spezifikationen werden nicht von einem Standardisierungsgremium verwaltet, sondern von einem strategischen Zusammenschluss der zehn grössten Hersteller, der DVD Format/Logo Licensing Corporation, welche die sog. DVD-Books gegen Lizenzgebühr zur Verfügung stellt. Unsere Daten werden auf CD, DVD oder direkt in ihr System übergeben.

 

E

EDMC (Enterprise Document Management System)

Unternehmensweites Dokumentenmanagement-System

Electronic Document

Ein elektronisches Dokument ist eine Sammlung von einem oder mehreren digitalen Bildern

 

Ersteinscanning

Scannen / Digitalisieren von Archivbestände.

Ersterfassung

Scannen / Digitalisieren von Archivbestände.

 

F

Formular

(Elektronischer) Vordruck, der eine formatierte und einheitliche Informationseingabe und -ausgabe ermöglicht.

Freeform

Freie Formularerkennung. Im Gegensatz zur Formularerkennung werden bei der freien Formularerkennung (Freiformularerkennung) Inhalte in halbstrukturierten Dokumenten (siehe auch Dokumentklassen) erkannt, etwa in Rechnungen oder Lieferscheinen.

Derzeit werden zwei technologische Ansätze verfolgt:

  • Die trainierte Erkennung und die lernende Erkennung.
    Bei der trainierten Erkennung erfolgt die Klassifikation und Interpretation durch zwei Methoden: Erstens durch die manuelle Definition von geometrischen Dokumentinformationen wie Logos oder Schriftzügen und zweitens durch die Auswertung der zuvor manuell definierten Volltextbasis (OCR) mit Hilfe von Interpretationsregeln. Solche Interpretationsregeln können z.B. an bestimmten Kombinationen von Begriffen und Strukturen festgemacht werden (z.B. Begriff + Struktur: Rechnungsdatum + 00.00.0000).
  • Bei der lernenden Erkennung werden repräsentative Beispielstapel der Dokumente gebildet, die später im System als Dokumentklasse abgebildet werden sollen. Diese Beispielstapel werden eingelesen und dem lernenden Modul übergeben. Das Modul lernt anschliessend selbstständig die Dokumentklasse anhand typischer Dokumentmerkmale (Mustererkennung).

 

I

IC (Information Capture)

Information Capture umfasst folgendes Lösungsangebot im Umfeld der Daten- und Dokumentenerfassung: Sammeln und Erfassen von Papierdokumenten, Formularen und elektronischen Dokumenten, automatische Transformation in korrekte, wiederauffindbare elektronische Information sowie Übergabe der Information an Geschäftsapplikationen, Datenbanken und Archive.

ICR (Intelligent Character Recognition)

Intelligente Zeichenerkennung. Methode zur Texterkennung in einem nicht kodierten Dokument (NCI). Bei der intelligenten Zeichenerkennung wird die rein optische Zeichenerkennung (OCR) durch weitere Methoden ergänzt. Es werden zusätzliche Informationen berücksichtigt wie Wahrscheinlichkeiten von Buchstaben, Kontextanalyse und Rechtschreibung. Durch diese Verfeinerung der Technik wird die Erkennungsrate gegenüber reinen OCR-Techniken verbessert. ICR kann sogar Formularfelder erkennen und Handschriften einlesen.

Image (Bild)

Farbiges oder schwarzweisses Rasterbild. Dementsprechend steht der Begriff «Document Image» für ein elektronisches Dokumenten-Abbild (Document Imaging), das aus einzelnen Bildpunkten zusammengesetzt ist.

Index (lat. Verzeichnis, Register)

Menge festgelegter Suchinformationen für das Wiederauffinden (Retrieval) und den Zugriff auf ein Dokument.

Innerhalb eines Dokumentenmanagement-Systems setzt sich der Index aus beschreibenden und identifizierenden Attributen zusammen. Ein identifizierendes Attribut ist z.B. die Dokumenten-ID. Hierbei ist der Grundindex der Minimalindex, den ein Dokument haben muss, damit es wieder gefunden werden kann (z.B. ein Formularbarcode). Identifizierende Attribute werden vom System vergeben. Beschreibende Attribute können ebenfalls vom System automatisch vergeben werden (z.B. Dateiname), aber auch manuell vom Benutzer (z.B. Bearbeiter, Stichwort, etc.). Im DMS werden die Indexwerte i.d.R. in einer relationalen Datenbank verwaltet.

Menge der aus Dokumenten extrahierten Wörter in einer Volltextdatenbank. Die Wörter besitzen jeweils einen oder mehrere Verweise auf die Dokumente, aus denen sie extrahiert wurden. Hiermit kann der Benutzer über den Inhalt nach Dokumenten recherchieren (Volltextsuche). Die Volltextindexierung erfolgt automatisiert und bedarf keiner Benutzerinteraktion. So genannte Stoppwortlisten verhindern, dass Wörter wie «in, aber, zu, ein, eines» in den Index aufgenommen werden, da diese die Volltextdatenbank unnötig belasten würden.

Indexierung: Technologie relationaler Datenbanksysteme, die mit Hilfe zusätzlicher Informationen und Verweise einen schnelleren Zugriff auf Datensätze erlaubt.

Indizieren – Indexieren (Datenerfassung)

Verfahren zur Erstellung möglichst eindeutiger Zugriffsinformationen für das schnelle Wiederauffinden (Retrieval) gespeicherter Dokumente, Dokumentengruppen oder einzelner Teile von Dokumenten. Dabei werden allen Dokumenten Index-Schlüsselbegriffe zugeordnet. sydoc AG bietet die Datenerfassung sowohl automatisch durch das System als auch interaktiv durch den Benutzer an. Der Kunde bestimmt, welche Kriterien indexiert werden soll.

 

J

JPEG (Joint Photographic Experts Group)
  1. Standard zur Komprimierung unbewegter Bilder, der von der Joint Photographic Experts Group definiert wurde.
  2. Datei, welche die Bilddaten eines gemäss JPEG-Standard komprimierten Bildes enthält. JPEG-Grafiken haben eine Farbtiefe von bis zu 24 Bit, was 16,7 Millionen Farben entspricht. GIF-Grafiken haben demgegenüber nur bis zu 8 Bit Farbtiefe, also 256 Farben.
  3. Die Joint Photographic Experts Group ist ein von CCITT und ISO gebildetes Komitee, das sich die Definition eines Standards zur Speicherung und Kompression von Bilddaten zur Aufgabe gemacht hat.
JPEG2000

Weiterentwicklung des Standards JPEG zur Komprimierung unbewegter Bilder. Die Überarbeitung des JPEG-Standards verspricht bei stärkerer Kompression eine höhere Bildqualität. Nützlich ist dies insbesondere für Bilddatenbanken und für die professionelle Bildbearbeitung im wissenschaftlichen und medizinischen Bereich. JPEG 2000 kann darüber hinaus digitale Wasserzeichen speichern. Die internationale Standardisierungsorganisation ISO hat das Format JPEG2000 am 2. Januar 2001 zum Standard erklärt. An der Entwicklung dieses Formats waren seit 1997 die Universität von British Columbia, das Unternehmen Image Power sowie die ISO beteiligt.

 

L

Lochkarten / Sichtlochkarten
Keydex, RoyalMcBee, Ekaha, Vicref, Find-It, Brisch-Vistem und Trio In

Englischer Ausdruck: Punched Card
Lochkarten / Sichtlochkarten von verschiedenen Anbieter (Keydex, RoyalMcBee, Ekaha, Vicref, Find-It, Brisch-Vistem und Trio Index Cards) können gescannt / digitalisiert und ausgelesen werden. Anschliessend können die Informationen pro Karte inklusive Indexierung in elektronischer direkt in Ihre Lösung / System integriert werden.

 

M

Mikrofiche

Planfilm zur analogen Speicherung von stark verkleinerten, nicht kodierten Informationen (NCI). Die Microfiche-Seiten können mit einem speziellen, vergrössernden Gerät gelesen werden. Im Gegensatz zum Mikrofilm liegt ein Mikrofiche in Form einzeln einzulegender Blätter vor.

Mikrofilm

Rollfilm zur analogen Speicherung von stark verkleinerten, nicht kodierten Informationen (NCI). Ausschnitte des Mikrofilms können mit einem speziellen, vergrössernden Gerät gelesen werden. Im Gegensatz zum Mikrofiche liegt ein Mikrofilm in Form eines aufgerollten Films vor.

 

O

OCR (Optical Character Recognition)

Optische Zeichenerkennung. Methode zur Umwandlung von Texten, die nicht in Form von Zeichen, sondern im Rasterformat vorliegen (NCI, Rasterbild), in eine kodierte, vom Rechner verarbeitbare Zeichenfolge (kodierte Information, CI). Mit Hilfe der OCR erfolgt eine rein optische Erkennung anhand einer Analyse heller und dunkler Bereiche in Zusammenhang mit definierten Erkennungsmustern. Bei der intelligenten Zeichenerkennung (ICR) werden dagegen zusätzliche Methoden angewendet, um das Ergebnis der OCR zu verbessern.

Outsourcing, Business Process Outsourcing (BPO)

Die Idee des Outsourcings besteht darin, bis anhin unternehmensintern durchgeführte Dienstleistungen spezialisierten externen Dienstleistern zu übertragen und sie dadurch wirtschaftlicher – effizienter und kostengünstiger – zu betreiben. Heute spricht man auch oft von Business Process Outsourcing (BPO), Business Process Services oder Business Transformation Outsourcing. sydoc ist ein solcher spezialisierter Diensteister, welcher sich auf das Outsourcing von Digitalisierung und Scanning spezialisiert hat.

 

P

PDF (Portable Document Format)

Dateiformat, das die plattformunabhängige Erstellung und Verteilung von Dokumenten erlaubt. PDF basiert auf Postscript und erlaubt auch die Darstellung grafisch anspruchsvoller Inhalte. PDF beschränkt sich dabei nicht auf die bildliche Darstellung eines Dokumentes, sondern kann auch Funktionen wie Textselektierung oder interaktive Elemente im Dokument bereitstellen. Entwickelt wurde das Format 1993 von Adobe System Inc. PDF-Viewer (Programme zur Ansicht von PDF-Dokumenten) sind kostenlos für alle gängigen Client-Plattformen verfügbar.

Punched Card

Deutscher Ausdruck: Lochkarten / Sichtlochkarten
Anbieter: Keydex, RoyalMcBee, Ekaha, Vicref, Find-It, Brisch-Vistem und Trio In
Weitere Informationen siehe Lexikon «Lochkarten"

 

R

Release

Übergabe. Der abschliessende Schritt des Erfassungsprozesses ist die Übergabe der Dokumente eines Stapels an ein Dokumenten-Management-, Content-Management oder ein Workflow-System. In dem Übergabeprozess werden die Imagedateien zur permanenten Speicherung und die Indexdaten in die Zieldatenbank oder einen Content-Manager geschrieben. Was Formulare angeht, so können die daraus extrahierten Daten an eine zentrale Datenbank oder Geschäftsanwendung übergeben werden.

Return On Investment (ROI)

Ertrag aus investiertem Kapital. Der Return On Investment bezeichnet das Verhältnis zwischen den in einem Projekt oder Unternehmen investierten Mitteln und dem daraus resultierenden Profit.

 

S

Scanner

Gerät zur Digitalisierung von Papier- oder Mikrofilm-Dokumenten (vergleichbar mit einem Kopiergerät, bei dem die Ausgabe digital erfolgt). Scanner gibt es in den Bauformen Handscanner, Flachbettscanner oder Scanner mit automatischem Einzug. Die Digitalisierung kann in verschiedenen Auflösungen erfolgen, je nach Modell in schwarz-weiss oder Farbe. In Archivsystemen werden Scanner zur Erfassung von Papierdokumenten verwendet.

Scanning

Scanning oder Scannen bezeichnet den Vorgang zum Erfassen und Digitalisieren von Informationen aus Papierdokumenten. Dabei werden Papierdokumente in elektronische Dateien, normalerweise PDF oder Gruppe 4-TIFF Format konvertiert. sydoc bietet Ihnen die auf Ihre Bedürfnisse massgeschneiderte Scanningdienstleistung an.

 

T

TIFF (Tagged Image File Format)

Markiertes Bilddatei-Format. Auf PC und Macintosh verbreitetes Dateiformat für Pixel-Grafiken. Das TIFF-Format wurde von Microsoft, Hewlett Packard und Aldus (heute Teil von Adobe Software) definiert. Oft wird es für mit Scannern erfasste Bilder verwendet. Nach TIFF abgespeicherte Grafikdateien tragen die Endung "TIF". Das Format wird von fast allen gängigen Anwendungs-Programmen unterstützt, die mit Pixel-Grafiken arbeiten können. Das TIFF-Format existiert mittlerweile in mehreren erweiterten Versionen. Im Bereich Archivierung (Erfassen durch Scanner) oder auch für Faxe kommt das Standardformat nach CCITT Group 4 zum Einsatz.

 

V

Validierung (Validieren)

Bei der Datenerfassung werden die Ergebnisse der automatischen Erkennung eines Formulars validiert.

 

W

Workflow (Arbeitsablauf)

Computergestützte Automatisierung von Geschäftsprozessen oder Vorgängen (daher oft auch als Vorgangsbearbeitung bezeichnet). Der Begriff findet Eingang in eine Reihe von Bezeichnungen, etwa Workflow Management, Workflow-Management-System, Workflow-Applikation, Ad-Hoc-Workflow oder Production Workflow.


sydoc AG, Mühlegasse 18, 6340 Baar, Tel. +41 41 798 10 98, info@sydoc.ch