FAQ

Gerne verarbeiten wir in unserem sydoc Capture Center in Baar/ZG auch kleinere Mengen von Dossiers und Dokumente. Im Vordergrund steht mehr die Qualität und Effizienz, welche auch bei kleinen Mengen ein wichtiger Faktor ist.

Für den Digital Mailroom (Posteingang) wie auch die Umwandlung von Archivbeständen (Initial-Scanning) empfehlen wir Ihnen den Einsatz einer leistungsfähigen Capture Plattform wie beispielsweise DPS aus dem Hause TCG Informatik AG. Die Plattform ermöglicht die gesicherte und modulare Verarbeitung Ihrer Dokumente gemäss Ihren Wünsche und Anforderungen.

Der Barcdode ist weiterhin ein sehr gutes Hilfsmittel für die individuelle Trennung von Dokumenten. Mittels DPS können wir die Dokumente sehr zuverlässig auf Basis des Inhalts und/oder Layouts trennen. Im Posteingang setzen wir auf die OPEX Technologie, welche uns eine automatische Trennung auf Basis der physischen Couverts ermöglicht.

DPS steht für DocProStar und ist unsere Capture Plattform aus dem Hause TCG informatik AG. DPS stellt uns eine umfassende Capture- und Informationsaufbereitende Software im Input Managagement zur Verfügung.

Bei der Digitalisierung unterscheiden wir zwischen drei verschiedenen Verarbeitungsformen:

  • Stapelscanning für Loseblatt
  • Buchscanner (Aufsichtsverfahren) für gebundene Blätter/Bücher, welche nicht entbunden werden dürfen
  • sonstige Medien (CD, Fotos, Filme, etc.) welche entsprechende Spezialgeräte benötigen.

Gerne bieten wir Ihnen die passende Lösung an.

QR-Rechnungen können bereits heute verarbeitet werden. Für Ihre Ideallösung und Integration stehen Ihnen unsere Spezialisten gerne zur Verfügung.

sydoc verfügt für die Verarbeitung vor Ort über die mobile Scanfabrik, siehe Hardware beim Vor Ort Service.

Selbstverständlich wird bei allen Dossiers die DSGVO strikt nach Vorschrift eingehalten. Besonders bei HR-Dossiers steht Sorgfalt und Datenschutz an erster Stelle.

OCR (Optical Character Recognition ) ist eine optische Zeichenerkennung und somit eine Methode zur Umwandlung von Texten - die nicht in Form von Zeichen, sondern im Rasterformat vorliegen - in eine kodierte, vom Rechner verarbeitbare Zeichenfolge. Mit Hilfe der OCR erfolgt eine rein optische Erkennung anhand einer Analyse heller und dunkler Bereiche in Zusammenhang mit definierten Erkennungsmuster.

Zur Verarbeitung der Pläne im Format A0-A2 stellen wir Ihnen spezielle Planscanner zur Verfügung. Pläne im Format A3 oder kleiner können mit unseren Staplescanner verarbeitet werden.

Eine PDF/A-Datei enthält zusätzlich zu einer PDF-Datei alle erforderlichen Informationen wie Schriftarten, um ein Dokument aus dem Inhalt und der ursprünglichen Stuktur wieder neu aufzubauen.

Das PDF-Dokument setzt sich mehrheitlich durch. Wir erstellen PDF/A Dokumente inklusive OCR Volltext. Bei Bedarf in Abhängigkeit Ihrer Systeme können wir weitere Bildformate wie TIFF oder JPEG erstellen.

Die gesamte Infrastruktur zur Digitalisierung wird von sydoc zur Verfügung gestellt. Wir bringen einen leistungsfähigen Scanner mit, entsprechende PC Arbeitsplätze und unsere Capture Plattform zur sicheren Verarbeitung Ihrer Dokumente inklusive unser geschultes Personal. Seitens Kunde ist das Mobiliar wie Tische und Stühle bereitzustellen.

Gerne bieten wir Ihnen zur Verarbeitung Ihrer Daten unsere Cloud-Lösung an. Die Daten werden ausschliesslich in der Schweiz verarbeitet und aufbewahrt.

Mikrofilme wie auch Mikrofiche stehen weiterhin im Einsatz und ermöglichen eine "einfache" lebenslange Archivierung. Häufig werden die Mikrofilme und Mikrofiche mittels einem klassischen Scanverfahren digitalisiert, womit der Zugriff starkt optmiert und vereinfacht wird. Das Einlegen in entsprechende Bild- und Lesegeräte entfällt hiermit.

Idealerweise werden die Daten in der gewünschten Zielstruktur ausgeliefert. Auf Basis Ihrer Schnittstellenbeschreibung  werden die Daten aufbereitet und im richtigen Format direkt an das Zielsystem übermittelt. Alternativ können wir Ihnen den Datenaustausch über unseren gesicherten sFTP-Server anbieten. Es ist auch der Einsatz von mobilen Datenträger möglich, die entsprechend verschlüsselt werden sollten.

Unsere Kunden verfügen über Lösungen, welche die Dokumente in Echtzeit verarbeitet und direkt an das gewünschte System zur weiteren Verarbeitung übergibt.
Die "Auslieferung" der Dokumente und Daten steht in Abhängigkeit der gewünschten Lösung, also beispielweise im Posteingang (Digital Mailroom) werden die Dokumente fortlaufend prozessiert. In der Verarbeitung von grossen Mengen an Dossiers werden diese idealerweise pro Tag als Paket in der Nacht übertragen.

Für eine gewisse Zeit ist es auf jeden Fall sinnvoll die Daten zu lagern bzw. archivieren.

Grundsätzlich stehen drei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Verarbeitung auf Stufe Dokument (ein physisches Dokument ergibt ein elektronisches Dokument)
  • Stufe Register (gesamtes Register = ein Dokument)
  • Stufe Dossier (gesamtes Dossier = ein Dokument)

Die Patientenakten werden häufig aus Kostengründen auf Stufe Register oder Dossier verarbeitet.

Die maximale Wertschöpfung erhalten unsere Kunden, wenn die Dokumente rechtskonform in einem Dokumentenmanagementsystem aufbewahrt werden. Auf dieser Basis kann auf die weitere Aufbewahrung der physischen Dokumente verzichtet werden.